O processo de integrar um novo colaborador numa empresa nem sempre é fácil. Os primeiros passos do início de uma nova colaboração podem ser confusos tanto para o novo funcionário como para a empresa como um todo. Assim, para prevenir a perda de tempo e confusão, e tornar o processo de integração mais produtivo e fácil, é fundamental ter um processo de onboarding preparado e bem delineado.
Descubra em que consiste o onboarding
Onboarding é assim o nome dado ao processo de integrar um novo profissional numa empresa, sendo que este deve incluir atividades e formação destinada a orientar o novo colaborador assim como facilitar a sua integração com os demais funcionários da empresa. Este processo pode ser traçado com a ajuda de ferramentas online como a factorial, e deve acima de tudo tornar a integração do profissional em algo fluído e produtivo para todos.
O onboarding deve ter início logo depois da contratação e idealmente deve apenas terminar quando o funcionário estiver totalmente integrado e à vontade com as funções que deve desempenhar. Essa extensão do processo requer que haja um planeamento considerável de todos os passos.
Considere a importância do onboarding
Tal como referido, o onboarding pressupõe investimento de tempo e planeamento por parte das empresas, e talvez por isso ainda haja muitas empresas que ignoram a importância deste passo para o melhor funcionamento da corporação. Pois investir numa integração adequada irá facilitar a longevidade da colaboração e dessa forma garantir a retenção de bons profissionais e talentos que a empresa precisa para ser mais produtiva.
Um bom onboarding irá não só adaptar o profissional à função, como também deverá integrá-lo na cultura e realidade da empresa, criando um laço mais forte entre ambos, e que potencialmente poderá ser mais duradouro e rentável. De forma geral, funcionários que passam por um robusto onboarding tendem a sentir-se mais envolvidos com as metas e a missão da empresa e dessa forma contribuem mais para o crescimento do negócio.
Isto porque ao serem expostos desde o início a toda a cultura da empresa através do onboarding, estes conseguem entender mais rápido e com maior facilidade essas metas e a missão, e assim alinharem-se com elas desde o início. É a diferença entre começar um trabalho sem orientação e demorar semanas ou meses até entender todos os pormenores da função e da empresa, para ser introduzido de imediato com orientação e cuidado a tudo que precisa para ser o mais produtivo possível. Os benefícios de um são bastante claros comparados com as desvantagens do primeiro caso.
Além disso, funcionários bem integrados sentir-se-ão em casa mais facilmente e isso irá também diminuir as saídas e entradas de novos colaboradores, poupando tempo em novos potenciais onboardings. Adicionalmente, com um processo de onboarding bem elaborado e que inclui formação específica para a função que o profissional vai desempenhar, também se evitam erros e perdas de tempo e produtividade associadas ao início de um trabalho novo.
Saiba como implementar o onboarding de forma efetiva
Estabelecida a importância de um bom onboarding, este dependerá assim de uma boa preparação e planeamento. Em nome da produtividade e igualdade, importa criar um processo uniforme mas que também inclua as especificidades da função que o profissional irá ocupar. Assim, o processo deve começar na hora da contratação onde deve ser dado todo o tipo de esclarecimento sobre a função, como salário e todos os detalhes importantes.
Depois, deve ser preparada a chegada do novo colaborador sendo o início das atividades bem clarificado e como tudo se processará. Este passo deve incluir também o anúncio aos restantes funcionários da chegada do novo profissional. A data da chegada, ou seja, o primeiro dia de trabalho do novo funcionário deve ser estabelecido e comunicado aos demais colegas para que se possível se possam organizar para lhe dar as boas-vindas.
Esse primeiro dia e primeiro contacto com a empresa e colegas é importante, e é durante esse dia que devem ser partilhadas com o novo colaborador toda a história e cultura da empresa. Caso se aplique, outros pormenores e regras dentro da empresa devem também ser imediatamente comunicados. Basicamente, tudo que seja importante e de valor para o novo funcionário deve ser comunicado de imediato. Durante essa partilha, você pode também fazer um tour pela empresa, mostrando os cantos à casa.
Se a empresa é grande e tem vários setores diferentes, é importante que o funcionário seja orientado pelos recursos humanos e alguém do setor específico a que pertence. Além disso, o trabalho que o funcionário irá realizar de imediato deve ser organizado e claro, para que possa mais facilmente ambientar-se e começar a produzir. Nesse sentido, também é importante escolher alguém da equipa para auxiliar pessoalmente o novo colaborador durante um período de tempo, como o primeiro mês, por exemplo.
Contudo, isso não exclui a necessidade de formação personalizada nos primeiros tempos, assim como de acompanhamento contínuo. A considerar também é a criação de um documento de referência para auxiliar novos funcionários. Este documento deve incluir informações relevantes sobre a empresa e ser um guia para o tipo de trabalho que o novo colaborador irá exercer.
